Как провести аудит коммуникационной стратегии. Коммуникационный аудит отдела по связям с общественностью

БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ ….

Аудит корпоративных коммуникаций. Услуга позволяет оценить качество, полноту, скорость, эффективность и глубину корпоративных коммуникаций. Результаты комм.аудита позволяют наиболее эффективно использовать корпоративные коммуникации для информирования и вовлечения сотрудников.
Оценить, какие каналы коммуникации нужно развивать, а от каких - отказаться в силу их низкой результативности. Помимо этого, коммуникационный аудит позволяет оценить такие значимые параметры коммуникаций как степень информированности сотрудников, степень доверия к предложенной информации, доступность информации и потребность в ней, качество и скорость обратной связи сотрудников и руководства компании.
С помощью рекомендаций по результатам коммуникационного аудита вы сможете оптимизировать существующую систему коммуникаций и получить от нее максимальную отдачу.
Проведение внутренних исследований (корпоративной культуры и каналов коммуникаций) – ключевая компетенция наших экспертов. Исследования «своими руками»– это то, что мы умеем делать по настоящему хорошо.
Мы готовы вместе с вами выбрать формат и технологию проведения исследования, исходя из стоящих перед вами целей и специфики вашей аудитории.

Какие задачи бизнеса решает программа

Определение эффективных и неэффективных каналов корпоративных коммуникаций (в т.ч. для определения размеров вложений в корпоративные СМИ)
Определение приоритетных зон развития корпоративных коммуникаций (каналы, послания, аудитории)
Определение KPI и расчет ROI для внутренних коммуникаций
Повышение уровня доверия к официальной информации внутри компании
Повышение качества и полноты информирования сотрудников
Повышения качества и эффективности обратной связи сотрудников и руководства компании
Вовлечение сотрудников в про активные коммуникации, в т.ч. в коммуникации с руководством

Основные принципы работы

Не предвзятый и объективный анализ содержания и качества коммуникаций
Оценка влияния качества коммуникаций на информированность и вовлеченность сотрудников в бизнес компании
Оценка понимания / разделения корпоративной стратегии, целей и задач подразделения, личных задач сотрудника
Вовлечение топ-менеджмента в формирование эффективной политики коммуникаций
Вовлечение среднего и линейного менеджмента в практику информирования и каскадирования информации сотрудникам

Посмотреть ролик о вовлеченности персонала

В каких случаях применима программа

Изменение бизнес-стратегии компании. Выход на новые рынки, введение новых практик, услуг, продуктов
Резкое увеличение штата сотрудников, рост филиальной сети (проблема информирования)
Недостаточная обратная связь сотрудников и руководства компании
Развитие программы «Каждый сотрудник = PR менеджер компании»
Оценка эффективности вложений в Корп.СМИ, запуск нового канала (портал, соц.сеть, издание и т.п.)
Постановка KPI для подразделения по коммуникациям

Участники процесса (вовлеченные группы)

Топ-менеджеры компании
Линейный менеджмент в группе до 15 человек
Ключевые сотрудники в группе до 15 человек
Представители HR и PR-подразделений компании
Рядовые сотрудники компании

Используемые технологии и приемы

Проведение фронтального опроса рядовых сотрудников компании
Проведение глубинных интервью с руководителями компании
Проведение фокус-группы с ключевыми сотрудниками компании
Проведение контент-анализа корпоративных СМИ. Выделение ключевых сообщений и тем.
Проведение анализа дизайна, usability копоративных ресурсов
Проведение оценки каества обратной связи сотрудников и руководства компании
Анализ существующих документов, регламентирующих внутрикорпоративных (внутренних) коммуникации
Анализ сложившийся практики внутренних коммуникаций в компании
Подготовка аналитического отчета и рекомендаций по развитию внутрикорпоративных (внутренних) коммуникаций

Что можно узнать в ходе такого исследования?

Информационный и содержательные блоки каналов коммуникаций
Структура изданий/каналов коммуникации
Информационная насыщенность
Оперативность коммуникаций
Своевременность коммуникаций
Популярные форматы (матрица информационных предпочтений)
Популярные темы (матрица информационных предпочтений)
Целевые аудитории / предпочтения по каналам и форматам
Визуальные решения (оценка)
Usability структуры и навигации (эл.коммуникации)
Дизайн макета издания (бумажные издания)
Инфографика издания
Иллюстрации и фотографии
Общий стиль издания
Степень доверия сотрудников к полученной информации
Лучшие спикеры
Актуальные темы (вотребованность информации по блокам)
Существующие форматы обратной связи
Удобство использования обратной связи
Готовность сотрудников участвовать в обратной связи
Информированность сотрудников
Доступность информации и её характер
Знакомство с ключевыми персонами / событиями
Знание стратегии компании
Взаимное влияние различных каналов коммуникаций в компанииВосприятие характера происходящих изменений сотрудниками компании

Программа действий

Мы побеседуем с ключевыми сотрудниками и руководителями компании, для того, что бы выявить их предпочтения и мнения.

Затем - сформируем программу проведения исследования, предложим (если это необходимо) программу информационной поддержки исследования, подготовим для вас аналитический отчет и, наконец, рекомендации по преодолению выявленных проблем.

Подготовка и согласование содержания, плана и графика исследования
Разработка и согласование анкеты для удалённого опроса сотрудников, гида для проведения интервью, гида для проведения фокус-группы
Тестирование программных решений для проведения удалённого онлайн опроса
Контент - анализ корпоративных СМИ, новостей, документов (связанных с внутренними коммуникациями)
Оценка визульных решений СМИ
Оценка usability электронных каналов
Проведение фокус-групп
Проведение интервью
Проведение фронтального анкетирования (бумага /интернет)
Обработка полученных в ходе исследования данных (расшифровка интервью, фокус-групп, анализ данных опроса)
Подготовка аналитического отчёта и рекомендаций
Проведение итоговой встречи с Заказчиком и обсуждение итогов исследовании и рекомендаций по результатам
Презентация результатов исследования сотрудникам компании
По запросу Заказчика, по итогам исследования, может быть разработа детальная программа работ по реализации рекомендаций, исзложенных в отчете.
В качестве частного случая коммуникационного аудита мы можем рекомендовать:

Аудит корпоративных изданий (традиционные)

Аудит Интранет-портала и digital-каналов (электронные системы)

Результаты

В результате работы по проекту вы получите:

Разработанную программу исследования (план проекта, инструменты).

Программу информационной поддержки исследования (план сообщений и публикаций, тексты сообщений и статей, поддерживающие презентации).

Анкету, гид для проведения интервью, гид для проведения фокус - групп (документы)

Аналитический отчет по результатам исследования (аналитический отчет)

Посмотреть видеоролик посвященный исследованиям вовлеченности >>>

Стоимость

Стоимость проекта - от 150 000 до 500 000 рублей, в зависимости от объема работ и численности сотрудников.

Сроки

Сроки работ по проекту колеблются от 6-х до 12 рабочих недель в зависимости от размеров компании и территориального охвата.

ВНИМАНИЕ! В общем случае, мы рекомендуем проводить комплексное исследование корпоратвиной культуры и внутренних коммуникаций, сочетающее три блока тем (коммуникации + лояльность\удовлетворенность + корпоративная культура). Вы - экономите деньги и время, получая в результате комплексные рекомендации по развитию.

Свяжитесь с нами

Если вы хотите получить дополнительную информацию о программе или заказать её проведение свяжитесь с нами.

Коммуникационный аудит предполагает комплексное исследование структуры и содержания внутренних и внешних коммуникаций организации и обратную связь во всех ее проявлениях. Результатом аудита является получение объективных данных о создавшемся имидже компании у целевой аудитории и внутренних стейкхолдеров.

На основе данных коммуникационного аудита разрабатываются управленческие решения для повышения репутационной стоимости компании на рынке.

Необходимость в коммуникационном аудите может возникнуть в следующих ситуациях:

• на этапе формирования или изменения стратегических целей развития компании
• при необходимости трансформации сложившихся коммуникационных процессов
• при изменении условий рынка для адаптации организации к новым положению
• при изменении настроений и ожиданий различных категорий стейкхолдеров

Коммуникационный аудит может включать в себя следующие блоки. Вы можете выбрать любой из представленных блоков или их совокупность.

Аудит внутренних коммуникаций

Решаемые задачи:

• Анализ внутрикорпоративных коммуникаций - контент-аналитическое исследование документов, отражающих декларируемые цели, задачи, миссию, основные направления работы, приоритеты в деятельности, социальную значимость компании.
• На основании данных этого аудита создается декларируемая эталонная модель для сравнения и оценки реального положения дел и ожиданий ключевых стейкхолдеров.
• Реконструкция и диагностика системы внутренних коммуникаций -выявление существующей модели коммуникационных процессов, контент-анализ содержания корпоративных изданий, формальных и неформальных каналов взаимодействия между сотрудниками, как по вертикали, так и по горизонтали.
• Экспертные оценки внутрикоммуникационных процессов со стороны менеджмента компании (а также при необходимости – акционеров и учредителей). Это направление аудита позволяет определить роль, место компании в сложившейся рыночной, экономической среде. В результате организации такого аудита высшее звено может получить полное представление о корпоративном климате и корпоративной идентичности.
• Оценка степени удовлетворенности сотрудников компании существующей системой коммуникационного взаимодействия.

Преимущества работы с нами:

Опыт и надежность

Более, чем 10-летний опыт работы, эксперты по каждому направлению и партнерство с ведущими мировыми и российскими профессиональными ассоциациями

Собственный архив

Глянцевых и специализированных изданий (более 400 наименований)

Круглосуточный мониторинг

Федеральных ТВ и радио

Международные стандарты работы

Высокие профессиональные требования и награды международного уровня

Гибкость и индивидуальный подход

Внимание и особые условия для каждого клиента

Оперативность

Выполняем работу в сжатые сроки

Высокий уровень экспертизы

Высококвалифицированные аналитики проводят исследования любого масштаба

Широкий спектр услуг

В области измерения коммуникаций

Аудит внешних коммуникаций

Решаемые задачи:

• оценка уровня информированности целевых аудиторий
• выявление основных каналов этого информирования: СМИ, Интернет, реклама, PR-акции
• оценку активности компании в информационном поле
• определение эффективности работы внутренней PR-службы
• исследование степени удовлетворенности качеством предоставляемых товаров или услуг
• анализ отношения к компании как к работодателю
• определение уровня лояльности и доверия к компании и продукции

Используемые методы:

• изучение медийного образа компании/руководства/продукта
• исследование материалов СМИ и блогосферы самой компании и ее конкурентного окружения, их представленности в контексте позиционирования в целом рынка или отрасли
• определение места компании в общем коммуникативном пространстве
• анализ уникальности и актуальности используемых форматов и инструментов PR-продвижения
• определение уровня проникновения в группы стейкхолдеров
• анализ отношения и восприятия бренда со стороны потребителей и клиентов

Завершающий этап нашей работы - максимально полный и комплексный отчет на основе обобщения, систематизации и сведения в единую систему координат всех полученных данных. Анализ существующей программы имиджевого позиционирования и оценка выполнения поставленных коммуникационных задач и целей позволяет выработать верную стратегию продвижения компании.

Для формирования отчета мы разрабатываем индивидуальные оптимальные решения, комбинации различных методик и методов, позволяющие решать задачи комплексного аудита в экспресс-режиме.

Для полноты анализа текущей ситуации и перспектив ее прогрессивного изменения наряду с репрезентативным и экспертным исследованиями, фокус-групповыми и глубинными интервью, информационным аудитом требуется параллельное проведение коммуникационного аудита - анализа организационного построения, компетентности, содержательной деятельности /^-структур и специалистов; изучение производимых ими информационных материалов (посланий), предназначенных для воздействия на внутренние и внешние целевые аудитории; тестирование системы связей и каналов, в рамках которых данные структуры (специалисты, послания) функционируют.

Коммуникационный аудит - ситуационный анализ, предполагающий полное и системное изучение функционирования РЯ- департамента (отдела, службы, пресс-секретаря) госструктуры с целью выявления механизмов формирования и распространения посланий и качественного уровня коммуникационных связей. В практическом плане он часто необходим также для проверки выявленных в ходе инфоаудита проблем (рабочих гипотез) среди спе-циалистов-экспертов.

Коммуникационный аудит первоначально предполагает изучение общей профессиональной компетентности /^-специалистов; наличие и знание ими информации о миссии, истории, структуре своей организации; биографий ведущих руководителей; специфики восприятия информации об организации и ее услугах целевыми аудиториями.

Далее проводится анализ материалов (отчеты, речи руководителей, пресс-релизы, аналитические справки, рекламные выпуски, специальные издания) на предмет их соответствия прогрессивным аналогам и текущей ситуации.

Наконец, изучается эффективность каналов, по которым циркулирует данная информация. Отдельно анализируются собственные информационные ресурсы организации: веб-сайт, собственные печатные и электронные СМИ, определенные договорами проекты взаимодействия с другими СМИ.

Исследуются формы прямой и обратной связи между руководителями, подразделениями, сотрудниками, внешними аудиториями; повседневная коммуникационная деятельность и ключевые специальные события, призванные оказывать акцентированное воздействие на восприятие аудиторий.

Коммуникационный аудит призван выявить наличие и уровень разработанности имиджа организации - заявленной позиции, разработанной в виде пакета текстовых и визуальных компонентов, предназначенных для продвижения во внутренние и внешние аудитории.

Коммуникационный аудит определяет готовность сотрудников к переменам и видение ими будущей репутации организации - воспринятой целевыми аудиториями позиции, узнавание и принятие ими образов и тезисов, заложенных в имиджевой конструкции.

Конечная цель коммуникационного аудита - выявление текущей роли и перспективных возможностей информационнокоммуникативных механизмов в тестировании и последующем решении имеющихся проблем. Коммуникационный аудит должен выходить на серьезные обобщения, которые могут быть положены в основу стратегии позиционирования госструктуры и вытекающего из него тактического плана.

Представим фрагмент Отчета о проведении коммуникационного аудита в информационных структурах администрации г. Рязани: анализ и предложения (июнь - июль 2010 г.), который увязан с итогами проведенного параллельно информационного аудита.

Стратегические основания.

В настоящее время определены и восприняты пресс-службой следующие (озвученные главой администрации) приоритетные темы для освещения деятельности администрации г. Рязани:

• «Энергоэффективность и энергосбережение»;
• «Экология города»;
• «Работа с инвалидами»;
• «Международные отношения с городами-побратимами».

Однако данные темы нечетко распознаются в информационном поле, не визуализированы (не брендированы), а значит, «теряются» в общем потоке и не воспринимаются как эффективные.

Предложения:

• 1) сформулировать пакет брендированных информационных приоритетов, через которые продвигалась бы позитивная деятельность главы администрации г. Рязани. Данный пакет выполнит роль эффективной стратегической программы информационного продвижения;
• 2) провести круглый стол «Роль СМИ в формировании позитивного облика города Рязани» с докладчиками - главными редакторами местных СМИ, на котором выработать рекомендации по повышению эффективности сотрудничества органов городской власти со СМИ.

Тактические основания.

В пресс-службе выходят основные информационно-аналитические продукты (мониторинги):

• ежедневный мониторинг региональных печатных изданий и телевизионных СМИ;
• еженедельный мониторинг тех же СМИ;
• сводный ежемесячный мониторинг тех же СМИ.

Эти документы являются рабочими, рассылаются начальникам управлений и отделов администрации для принятия мер по фактам критических выступлений.

Результаты экспертного исследования данных документов показывают: мониторинги присутствия администрации г. Рязани и ее главы в СМИ содержат некоторый анализ информационных поводов, упоминаний главы администрации и др. Они осуществляются на основе работы внутренних специалистов, без привлечения информационных библиотек и современных технологий сбора, систематизации и анализа информации. Интернет-ресурсы в мониторинге практически не представлены. Только во время выборной кампании изучается блогосфера и социальные сети. То есть существующий мониторинг - выборочный по объему и охватывает лишь небольшую часть федерального массива информации и интернет-ресурсов. Он является выборочным и недостаточно полным и по числу критериев анализа.

Таким образом, количественные и качественные показатели мониторинга не вполне соответствуют уровню современных требований по формированию условий для подготовки и принятия управленческих решений на основе анализа СМИ и требуют корректировки.

Предложения:

• 1) усовершенствовать в соответствии с современными требованиями технологию мониторинга информации в региональных СМИ. Разработать (на основе технологического опыта национальных электронных библиотек и представленного документа «Информационный аудит») собственную технологию мониторинга информации в региональных СМИ;
• 2) текущий мониторинг общего массива СМИ осуществлять собственными специалистами на основе работы с электронной информационной библиотекой «Интегрум». Условия сотрудничества с ней содержатся на сайте www.integrum.ru. Ежегодный мониторинг осуществлять по той же библиотеке с привлечением внешнего подрядчика с последующей очной презентацией заинтересованным лицам.

Пресс-служба осуществляет преимущественно оперативную деятельность. Однако даже в рамках этой деятельности имеют место самостоятельные, без сопровождения пресс-службы информационные «вбрасывания» главы администрации.

Предложения.

Подобрать сотрудника (возложить на одного из сотрудников пресс-службы) на должность (исполнение функций) пресс-секретаря, в обязанности которого входило бы сопровождение главы администрации на всех информационных мероприятиях, подготовка и последующий анализ выступлений (публикаций).

Слайд 2

Коммуникационный аудит

комплексная оценка коммуникационной (информационной) политики кампании за определенный период времени

Слайд 3

Комплексный подход в оценке информационной политики той или иной компании и является стратегическим инструментом для разработки и реализации имиджевого и конкурентного позиционирования коммерческой структуры

Слайд 4

Основные функции коммуникационного аудита