• Должностные обязанности специалиста по тендерам. Хороший тендер-менеджер — кто он? Типовая организационная структура тендерного отдела

    Современный специалист по тендерам – это очень полезный человек, работа которого нужна в совершенно любой компании. Он предоставляет возможность максимально успешно принимать участие в тендерах, соответственно радоваться и двигаться все дальше и дальше. Стоит отметить, что работа такого сотрудника является достаточно сложной, а также максимально ответственной. Преимуществом является то, что пользуется спросом удаленная работа специалист по тендерам.

    От специалиста такой направленности требуется наличие обширных знаний, а также не будет лишним наличие большого опыта работы в данной сфере деятельности. Провал работы этого профессионала – это вне сомнения будет довольно тяжелым ударом для каждой компании, так как это упущенная прибыль, а также средства и силы потраченные впустую. Более того, систематические нарушения возложенных обязательств в состоянии привести к тому, что организация больше не получит возможность принимать участие в тендерах.

    Обязанности специалиста по тендерам

    Должностная инструкция специалиста по тендерам и электронным торгам предполагает, что сотрудник должен в обязательном порядке иметь исключительно высшее образование. Назначение на данную должность и освобождение от нее проводится исключительно на основании приказа Генерального директора компании. Говоря о таком факторе, как обязанности специалиста по тендерам, можно отметить:

    Кроме того, современный специалист по тендерам на профессиональном уровне занимается закупками, производимыми строго в интересах компании. Также придется принимать участие в поиске, организации и в проведении разных тендерных торговых процессов.

    Особенности должностной инструкции

    Все современные достаточно крупные компании, которые максимально организованно скупают товары на рынке, а также популярные услуги, прилагают серьезные усилия к подбору таких предложений, которые оптимальны по соотношению цена вопроса и качество. Суть подобной деятельности является строго регламентированной специальным Положением по общей организации.

    Специалист по тендеру должностная инструкция, занимаются разработкой вариантов относительно принятия определенного тендера:

    • Открытые торговые процессы;
    • Запросы, то есть предложения;
    • Проводимые в интернете аукционы, направленные на понижение.

    Самые простые указания обычно формируют исключительно под самый последний вид тендера. Основным объектом производимого торга является исключительно стандартизированный товар, его общее качество предопределяется требованиями ГОСТа. Что касается конкурса, то он касается только стоимости. Победителем в тендера обычно признается тот поставщик, который за отведенный временной период предложил самую минимальную стоимость. Регулированием всех подобных процессов обычно занимается профессиональный тендер менеджер.

    Если есть желание найти работу по данной специальности, стоит грамотно заполнить заявление по приему на работу. Образец резюме специалиста по тендерам отражает все, что нуждается во внимании.

    Необходимость в специалистах по тендерам

    Специалист по тендерам – это относительно молодая профессия, что стала довольно востребованной и популярной по причине возникновения, а также развития современных электронных аукционов. Без работы данного профессионала, никакая компания не сможет полноценно принимать участие в выгодном тендере.

    Деятельность данного сотрудника является полезной и очень нужной. Это специалист, который оказывает непосредственное влияние на общее развитие предприятия. Работа такого плана является ответственной, сложной, она требует некоторых навыков, обширных знаний, а также серьезного продажного опыта. Именно по этой причине резюме специалиста по тендерам рассматривается макс

    Специалист по тендерам встречается как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика. Со стороны заказчика обязательно должен быть контрактный управляющий либо целая контрактная служба с руководителем, причем необязательно отдельное подразделение, это могут быть сотрудники различных подразделений, собранные в одну команду, которые выполняют обязанность сотрудника контрактной службы. Также у заказчика может быть руководитель комиссии, член комиссии (конкурсной, закупочной, аукционной, котировочной).

    Если рассматривать ситуацию с точки зрения участника (поставщика), то в этом случае многое определяет факт того, кто в компании занимается продажами в том числе и через участие в тендерах: сотрудник коммерческого отдела, сотрудник отдела продаж, любой сотрудник компании.

    В чем разница между специалистами заказчика и специалистами по тендерам поставщика? Для заказчиков законом установлено, что лица, которые занимаются закупками, должны иметь определенный уровень образования (). Заказчик включает в состав комиссии тех, кто прошел профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, а также лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки ().

    В отношении заказчиков применяются два профстандарта, а также ряд других документов:

    Законодательная база — это основа знаний специалистов по тендерам. Основополагающий закон — это «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Если даже организация попадает под , но по каким-то причинам не может по нему работать, то она попадает под действие 44-ФЗ. Поэтому должны знать все специалисты по тендерам у любого заказчика.

    Помимо этого, важно знать те части Гражданского кодекса, которые относятся к контрактам, договорам. Поскольку любые неправомерные действия заказчика могут быть оспорены и доказаны, важно разбираться и в КоАП. Если тендеры касаются строительных работ, то определенные статьи Градостроительного кодекса тоже не стоит оставлять без внимания. Не лишним будет знание и Трудового кодекса. Определенную роль играет Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции», поскольку при закупках нередко возникают спорные ситуации по поводу возможных нарушений, и в этих случаях знание закона особенно важно.

    Ресурсы для специалиста по тендерам

    Информацию о закупках предоставляют следующие ресурсы:

    • Официальный сайт ЕИС .

    Единая информационная система включает огромные объемы информации по закупкам: планы, планы-графики, информацию о закупках, реестр контрактов, реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, проверок и их результатов. Кроме того, на сайте можно ознакомиться с типовыми контрактами, нормативно-правовыми актами и другими необходимыми документами.

    • Электронные торговые площадки (таких площадок сейчас 6). Поставщикам нужно разбираться в регламентах таких площадок и даже в интерфейсах, поскольку у каждой площадки свои особенности. Заказчику в этом смысле проще — он вправе выбрать ту площадку, где ему удобнее работать.

    Чем полезен этот источник? Благодаря информационной функции можно ознакомиться со списком компаний, работающих на площадке, и получить информацию по конкретным участникам. Кроме того, можно осуществлять поиск покупателей и потребителей интересующих работ и услуг, а также изучать потребности и предложения работ и услуг от организаций, представленных на ресурсе.
    Площадка выступает также и как мощный аналитический инструмент, позволяя сравнивать показатели деятельности компаний, выбирать контрагентов с учетом различных критериев.

    • Поисковая система . Прежде всего она рассчитана на поставщиков. Они ищут информацию о закупках — это задача поставщика. Подобные площадки позволяют не только производить поиск, но и осуществлять аналитическую работу: какие жалобы были на заказчика, как он платит и т.д.

    Информацию о заказчиках / участниках дают следующие ресурсы:

    • Реестры: ЕГРЮЛ/ЕГРИП ; Реестр недобросовестных поставщиков (можно проверить, числится ли в нем конкретная компания); Реестр жалоб (можно изучить поведение заказчика или поставщика: часто ли на заказчика жалуются и насколько любит жаловаться поставщик).

    Информация заказчика — это важная составляющая работы, так как можно наблюдать, кто из конкурентов выходит на рынок. Реестры.

    • Сервис быстрой проверки контрагентов .
    • Официальные сайты органов исполнительной власти, министерств и ведомств.
    • Справочные системы: Консультант, Гарант, .
    • Сообщества и социальные сети.

    Какими навыками должен обладать тендерный специалист

    Для заказчиков разработаны профстандарты, которые они обязаны применять в отношении своих сотрудников. Речь идет о следующих документах:

    • «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок»
    • «Об утверждении профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок»

    Организация-заказчик должна подготовить своего работника таким образом, чтобы он в соответствии со стандартами исполнял свои трудовые функции. У поставщика такой обязанности нет, хотя работник контрактной службы или работник отдела продаж, работая с теми же самыми ресурсами и контрактами, все же должен разбираться в ряде вопросов. Специалист поставщика не обязан касаться вопросов планирования, нормирования, формирования отчетности, но читать соответствующие документы он должен, чтобы понимать, как нормируются закупки у конкретного заказчика, как заказчик формирует план-график. Поиск, анализ, оценка документации, соблюдение регламентов — эти навыки нужны специалисту поставщика.

    Повышать профессиональный уровень и квалификацию специалист по тендерам может прежде всего на рабочем месте, накапливая опыт. Однако он может получить и дополнительное образование в учебном центре (очно или дистанционно).

    Для получения дополнительного профессионального образования нужно обязательно обладать высшим или средним профессиональным образованием (то есть должен быть документ, подтверждающий его наличие). Либо нужно быть студентом, в настоящее время проходящим обучение.

    Станислав Грузин, заместитель директора департамента обучения и правовой экспертизы OTC.RU и эксперт в области проведения закупок в соответствии с 223-ФЗ, 44-ФЗ, советует после изучения двух основополагающих законов начать участвовать в небольших тендерах по 44-ФЗ. Почему? Смотрите в видео:

    Олег Бируля, эксперт по тендерам и специалист в области госзакупок, считает, что работа тендерного специалиста объединяет комплекс знаний в области юриспруденции, технологий и менеджмента. Подробнее об этом он рассказывает в видеофрагменте вебинара « »:

    Тендерный отдел - это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

    Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

    Тендерный отдел: задачи

    Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
    обеспечение участия компании в тендерах
    участие в создании и поддержание имиджа компании
    привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

    Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

    Типовая организационная структура тендерного отдела

    Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
    Руководитель тендерного отдела
    Заместитель руководителя / главный специалист
    Менеджер /
    Помощник менеджера / секретарь

    Схема подчиненности выглядит следующим образом:

    Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

    Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

    Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

    Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

    Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

    Руководитель тендерного отдела:
    2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
    2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
    2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
    2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
    2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
    2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
    2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
    2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
    2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
    2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
    2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
    2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
    2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
    2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
    2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
    2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
    2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
    2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

    Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

    Тендерный специалист:
    2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
    2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
    2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
     оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
     запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
     запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
     по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
     по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
     сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
     организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
    2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
    2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
    2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
    2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
    2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
    2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
    2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

    Тендерный отдел и управление процессом

    Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

    Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
    информация об объявленных тендерах,
    требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
    информация о результатах участия в торгах

    Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

    Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

    Тендерный отдел и его технология работы

    Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

    Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

    Процесс завершается при следующих условиях:
    получение информации о результатах торгов
    доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

    Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

    Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

    На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

    Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

    С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

    Основные этапы процесса

    • Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
    • Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
    • Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
    • Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
    • Проверка документации на соответствие требованиям.
    • Корректировка документации, в случае необходимости.
    • Проверка внесения корректив до отправки документации.
    • Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
    • Контроль отправки документации организаторам торгов.
    • Контроль результатов участия в торгах.
    • Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

    Основные принципы выполнения тендерных работ:
    Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
    Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
    Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
    Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
    Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

    Примечание : В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

    Источники информации, используемые при оказании услуги

    • исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
    • исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
    • собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

    Тендерная работа и документирование результатов

    Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

    Система оплаты и мотивации

    Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
    1) оплата за результат
    2) фиксированная оплата

    В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

    Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
    1. Оклад + процент от выигранных тендеров
    2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
    3. Процент от выигранных тендеров
    4. Оплата за каждую допущенную заявку.
    Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
    Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

    Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
    1. Фиксированный оклад
    2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
    В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

    Тендерное сопровождение плюсы и минусы

    Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

    Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
    - слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
    Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
    Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

    В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

    Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

    То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

    Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

    Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

    Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

    Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

    1. Общие положения

    1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.

    1.2. Специалист по закупкам должен знать:

    1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;

    2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;

    3) основы антимонопольного законодательства;

    4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;

    5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);

    6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;

    7) особенности составления закупочной документации;

    8) основы информатики в части применения к закупкам;

    9) этику делового общения и правила ведения переговоров;

    10) дисциплину труда;

    11) Правила внутреннего трудового распорядка;

    12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

    13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

    1.3. Специалист по закупкам должен уметь:

    1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;

    2) создавать и вести информационную базу данных;

    3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;

    4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;

    5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;

    6) описывать объект закупки;

    7) разрабатывать закупочную документацию;

    8) анализировать поступившие заявки;

    9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;

    10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;

    11) работать в единой информационной системе;

    12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;

    13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);

    14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;

    15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;

    16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;

    17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;

    18) ……… (другие навыки и умения)

    1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:

    1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";

    2) ……… (наименование учредительного документа)

    3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

    4) настоящей должностной инструкцией;

    5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих

    трудовые функции по должности)

    1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

    1.6. ……… (другие общие положения)

    2. Трудовые функции

    2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:

    1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;

    2) подготовка закупочной документации;

    3) обработка результатов закупки и заключение контракта.

    2.2. ……… (другие функции)

    3. Должностные обязанности

    3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:

    3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;

    2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;

    3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

    3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) формирует:

    Начальную (максимальную) цену закупки;

    Описание объекта закупки;

    Требования, предъявляемые к участнику закупки;

    Порядок оценки участников;

    Проект контракта;

    2) составляет закупочную документацию;

    3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;

    4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;

    5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;

    6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.

    3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;

    2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;

    3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;

    4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;

    5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;

    7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;

    8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);

    9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;

    10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;

    11) организовывает:

    Осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

    Осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;

    Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.

    3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

    3.1.5. ……… (другие обязанности)

    3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:

    1) соблюдать конфиденциальность информации;

    2) соблюдать этику делового общения;

    3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;

    4) не разглашать материалы рабочих исследований;

    5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;

    6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;

    7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.

    3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

    4. Права

    Специалист по закупкам имеет право:

    4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

    4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

    4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

    4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

    4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

    4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

    4.7. ……… (другие права)

    5. Ответственность

    5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:

    За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;

    За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

    За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. ……… (другие положения об ответственности)

    6. Заключительные положения

    6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

    6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

    Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

    6.3. ……… (другие заключительные положения).

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

    I. Общие положения

    1. Специалист по тендерам относится к категории специалистов.
    2. На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
    3. Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.
    4. Специалист по тендерам должен знать:
      - законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;
      - основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;
      - специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
      - площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
      - правила ответов на запросы котировок, предложений;
      - методы работы со средствами массовой информации;
      - основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
      - основы ценообразования и ценовой политики;
      - условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
      - способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
      - порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;
      - правила внутреннего трудового распорядка;
      - правила и нормы охраны труда;
      - этику делового общения.
    5. Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.
    6. Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.
    7. На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.
    8. _________________________________________________________________.

    II. Должностные обязанности

    1. Осуществляет мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
    2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам готовит информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.
    3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации.
    4. Оперативно подготавливает полный пакет документов.
    5. Взаимодействует с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
    6. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству.
    7. Оформляет конкурсные заявки.
    8. Ведеь переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
    9. Одновременно ведет несколько проектов.
    10. Своевременно предоставляет всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.
    11. Заключает договоры, контракты.
    12. При необходимости присутствует на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составляет жалобы в Антимонопольный комитет Украины и его территориальные органы, представляет интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.
    13. При необходимости отслеживает возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.
    14. Ведет установленную отчетность.
    15. _________________________________________________________________.
    16. _________________________________________________________________.

    III. Права


    Специалист по тендерам имеет право:
    1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
    2. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
    3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
    4. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
    5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы.
    6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
    7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
    8. _________________________________________________________________.
    9. _________________________________________________________________.

    IV. Ответственность


    Специалист по тендерам несет ответственность за:
    1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
    2. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
    3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Украины.
    4. _________________________________________________________________.
    5. _________________________________________________________________.
    Читать еще: